"MS. EXCEL-FUNCIONES PRINCIPALES"
"MS. EXCEL-FUNCIONES PRINCIPALES"
¿Qué es Ms. Excel?
Microsoft Excel es una aplicación distribuida por Microsoft Office para hojas de cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables.
1. Pegado especial
Si se requiere solo copiar algunos elementos, evitando
copiar formatos o fórmulas indeseadas, lo primero que hay que hacer, después de
copiar la celda (Ctrl+C), es pulsar Ctrl+Alt+V para realizar el pegado especial
y seleccionar los valores que se quieren copiar.
Para pegar los elementos, Atl+E+S+V, aunque también se
puede usar el menú desplegable y elegir la opción en el cuadro de diálogo.
2. Insertar varias filas
Al utilizar el atajo (Ctrl, Shift, +) se selecciona el
número de filas que se quiera agregar y luego se insertan con ayuda del clic en
el botón derecho del mouse. También se
puede usar el comando "Insertar filas de hoja", pero
solo si se seleccionaron antes las filas a añadir.
3. Relleno Rápido
Cuando se necesita ingresar o cambiar muchos datos de
forma rápida y precisa, el relleno rápido es un "método asombroso".
Para activarlo se elige
"Relleno Rápido" en la pestaña de "Datos, o
se puede pulsar Ctrl+E. Si no aparece, Microsoft recomienda probar en
"Avanzado" y "Relleno Rápido Automático".
4. Índice y coincidir
Utilizadas para realizar búsquedas complejas, si se unen ambas funciones permiten extraer datos y
valores concretos de grandes hojas de cálculo.
"Índice" tiene dos sintaxis: matricial y de
referencia. La primera (matriz; núm_fila; [núm_columna]) sirve para hacer
búsquedas.
"Coincidir"(valor buscado, matriz_de_busqueda; [tipo_de_coincidencia])
se utiliza para encontrar la posición de un valor en una lista.
5. Suma Rápida
Casi todos saben hacerlo, pero Harvard destacó que se
puede generar la celda al final de una fila o columna en apenas unos segundos.
Si se selecciona la celda nueva y se pulsa Ctrl + Shift + "=" se realiza la
"autosuma".
6. CTRL Z / CTRL Y
No sólo se puede utilizar CTRL + Z para revertir
errores. También se puede lograr con el comando Ctrl + Y.
Es útil para recuperar algo que por error se eliminó
con Ctrl + Z.
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| Rehacer |
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| Deshacer |
7. Eliminar Duplicados
Para borrar valores repetidos en cualquier conjunto de
datos, la Universidad de Harvard recomendó colocar lo que se desea eliminar en
una nueva hoja. Así, el sistema deja por defecto el primer valor que aparece en
la tabla y no se pierden los datos en caso de error.
Se puede activar al seleccionar la tabla, luego en la
pestaña de "Datos" y haciendo clic en "Quitar duplicados". Excel preguntará a qué columna se aplicará el cambio.
8. Inmovilizar paneles
Para ejecutarlo se elige la parte de la hoja de
cálculo que se desea congelar y luego en el menú, hacer clic en
"vista" o "visualización". Enseguida se selecciona
"inmovilizar fila superior" e "inmovilizar columna", al
tiempo de pulsar lo que se quiere congelar.
Inmovilizar filas y columnas ayuda a contrastar datos que se tienen lejos de otros en una hoja de cálculo.
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| Inmovilizar Filas |
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| Inmovilizar Columnas |
9. F4
En Excel, F4 crea una referencia absoluta, o repite la
acción o comando más reciente.
La mayoría de las veces repetirá la última acción, pero si se pulsa mientras se tiene resaltada una celda con una fórmula, desplegará opciones de posibles referencias.
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| F4 |
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| F4 |
10. CTRL + Flechas de teclado
En grandes bases de datos, permite acceder a la última
cifra en unos segundos. También sirve para seleccionar datos y maximizar la
productividad.
Solo se ejecuta el comando Ctrl + la flecha, para
llegar al final del documento (flecha Abajo) o desplazarte por él. Aunque
detecta huecos en los datos, y se detiene en el primer espacio.
La Universidad de Harvard pretende, al compartir estos
consejos, transformar la jornada laboral
típica de las personas y maximizar la productividad.
2. Resta
Lo mismo que la anterior. Otra básica pero ahora empleada para restar los valores de dos celdas. Este podría ser el ejemplo a usar, en el que se resta el valor de una casilla al de otra: = A2 - A3.
3. Multiplicación
Es la fórmula usada para multiplicar los valores de dos o más celdas. Se marcan las celdas cuyos valores queremos usar y entre ellas a modo de símbolo de multiplicar, un asterisco. Este podría ser un ejemplo: = A1 * A3 * A5.
4. División
Lo mismo que la anterior,
pero ahora para dividir usaremos el símbolo "/" entre las casillas cuyos
valores queremos emplear. Este podría ser un ejemplo: = A2 / C2.
5. Promedio, media o media
aritmética
Avanzamos un poco y
llegamos a la fórmula promedio. La función de esta fórmula es devolver el valor de promedio aritmético
de los valores almacenados en las celdas seleccionadas. La
fórmula podría ser tal que así.=PROMEDIO
(A2:B2).
6. Valores máximos y mínimos
Es la fórmula empleada para conocer los valores máximos y mínimos que figuran en un conjunto de celdas. Para calcularlos usaremos los términos MAX y MIN junto con las celdas a analizar. Este es un ejemplo para máximos =MIN(A2,B4,C3,29) y otro para mínimos =MIN(A2,B4,C3,29).
7. Contara
Contara es una de las fórmulas para contar valores. Una fórmula que permite contar valores incluso aunque no sean números y sólo hace caso omiso de las celdas vacías. Se suele usar para conocer cuántas entradas tiene una tabla, si no nos importa que sean valores alfa numéricos. Si sólo queremos tener en cuenta los números se usa la fórmula CONTAR. Un ejemplo podría ser =CONTARA(B2:B13).
8. Contar Si
Esta fórmula permite contar elementos que cumplen un cierto criterio. Criterios que se pueden basar en la correspondencia con un número, en que aparezca un texto determinado. Excel contará las celdas que ofrecen una condición que hayamos marcado. Un ejemplo podría ser contar las celdas con el valor 455 =CONTAR.SI(B2:B13;"455").
9. Condición
En cierta medida parecida a la anterior. Es una fórmula basada en el cumplimiento de una condición. Se devuelve un valor si se cumple la condición que marcamos. El clásico ejemplo usado es el de las notas, donde aprobado es si hay un valor igual o superior a 5 y suspenso es donde ese valor es inferior a 5. El ejemplo podría ser: =SI(B2="500","Aprobado";"Suspenso").
10. Buscar V
Busca un valor dentro de una fila y devuelve el valor que ha sido encontrado o un error en caso de no haberlo encontrado. Un ejemplo podría ser =BUSCARV(“Jose”, B1:D6, 3,FALSO) si queremos saber el número de cervezas servidas por Jose en el mes de febrero.
El uso de “FALSO” se debe a que es el valor necesario para indicar que queremos una búsqueda exacta, es decir sólo queremos el valor para la entrada con índice Jose.
11. Buscar H
Similar a la anterior, esta fórmula persigue el buscar un determinado dato en la primera columna de una tabla o matriz y una vez localizada la fila en la que se encuentra dicho dato, devolver el valor que tiene en esa misma fila la columna que especifiquemos. Este ejemplo =BUSCARV("Mayo";A1:D13;2;FALSO) serviría para conocer cuantas copas sirvió Jose en un mes.
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